A administração de tarefas entre os funcionários de um condomínio é uma tarefa importante e trabalhosa. Composta por uma equipe composta por porteiros, zelador, faxineiros, vigias, etc., sendo um desafio que poucos conseguem fazer.
Os funcionários devem saber exatamente a sua atribuição, de como executá-las, e também a quem recorrer caso precisem de ajuda
Aqui você tira todas as suas dúvidas referentes às funções dos empregados, além de dicas de postura para porteiros e zeladores. Há ainda sugestões de como manter a equipe motivada, informações pertinentes na hora de contratar e até um teste para avaliar a conduta dos profissionais de portaria.
As atribuições trabalhistas dos funcionários devem ser respeitadas e normalmente não estão previstas nas convenções dos sindicatos regionais ou em qualquer outro documento de caráter oficial, o que exige cuidado para que não haja o desvio de função.
Recomendo que se faça um contrato entre o condomínio e o empregado, com definições rígidas quanto às atribuições de cada funcionário, informando também seu horário de trabalho. Desde que cumprido à risca, isso reduz significativamente os riscos de uma demanda trabalhista.
Passo a seguir a mostrar cada ente que compõe a cadeia formada pelos funcionários e quem está diretamente ligado a eles.
Zelador
Ele é, muitas vezes, o braço direito do síndico, liderando os outros funcionários e informando os acontecimentos diários, ajudando a montar as escalas, cuidando para que as manutenções estejam em ordem e que não falte nenhum material, verificando o trabalho das empresas contratadas, etc., ou seja o nome de sua função já diz tudo: zelar para que tudo esteja em ordem.
É muito importante que ele tenha conhecimento de gerenciamento de pessoas e tenha na cabeça, embora deve consultar constantemente, o cheklist de todo que um condomínio precisa para estar em ordem, mantendo tudo em ordem e não deixando que a manutenção preventiva do condomínio não cause gastos mais elevados em obras emergenciais.
O zelador deve saber a quem recorrer na empresa administradora caso precise tirar uma dúvida
O funcionário da empresa responsável pelo condomínio também deve saber quem é o zelador do local e como encontrá-lo.
Sempre é bom que todos os que estejam ligados ao condomínio, sejam funcionários ou moradores, saibam que o elo de ligação entre os funcionários e o síndico é o zelador.
Porteiros ou controladores de acesso
Uma das principais funções do porteiro de condomínio é controlar quem entra e quem sai do prédio. A atividade de acesso de visitantes é uma das mais importantes, pois garante não só a segurança dos condôminos como também a privacidade deles.
O porteiro deve ser informado sobre a presença de prestadores de serviço contratados pelo condomínio, como faxina, consertos e reformas. Quando o procedimento for feito dentro de uma das unidades, ele deve avisar ao condômino sobre a presença do prestador e, só após, liberar o acesso.
O mesmo procedimento deve ser feito com visitantes. Mesmo que seja uma pessoa que vá com frequência ao local, o condômino precisa ser informado e autorizar o acesso. Esse procedimento deve ter pouca flexibilidade, pois é uma forma de manter a ordem e a segurança de todos.
As correspondências que chegam ao prédio devem ser recebidas pelo porteiro e distribuídas aos destinatários. Isso vale tanto para cartas e encomendas vindas do Correio quanto de distribuidoras.
O livro de ocorrências fica na portaria, sob os cuidados do porteiro. Ali, os moradores ou lojistas podem relatar problemas com vizinhos, a necessidade de manutenção das áreas comuns do empreendimento ou alguma sugestão de melhoria.
O porteiro deve saber o que fazer se algo fugir à normalidade do condomínio. Seja um morador preso no elevador, vandalismos no empreendimento, uma pessoa estranha rondando o prédio, um assalto ou incêndio.
As atribuições de um porteiro são enormes e deve ter treinamento constante para que saiba exatamente como deve proceder em todas as situações, bem como da sua importância no condomínio.
Pessoal de limpeza
Limpeza é parte fundamental da manutenção do condomínio. Um ambiente limpo e bem cuidado oferece mais saúde e prazer para funcionários e moradores, o que contribui também para a questão da segurança, valorizando a convivência e o bem estar.
Todos podem e devem cooperar na manutenção da limpeza do condomínio.
Recomenda-se que haja um programa de trabalho para o funcionário que contenha uma lista com rota fixa de locais que serão limpos a cada dia, assim, nenhum local é esquecido e todos ambientes permanecem limpos.
A frequência que cada local deve ser limpo, por exemplo: A piscina pode ser higienizada uma vez por semana, assim como quadras e áreas maiores, já corredores e banheiros comuns devem ser limpos todos os dias. Crie um programa que leve em conta a capacidade de cada funcionário, assim como o tamanho do condomínio.
Se o condomínio for extenso, elabore um mapa do local e disponibilize para esses funcionários.
Ofereça uma planilha que liste os produtos de limpeza do condomínio, assim como as épocas de suas compras. A partir disso, oriente o funcionário a mantê-lo informado sobre a necessidade de reposição dos produtos.
Disponibilize todo o equipamento necessário para preservar a integridade do funcionário de limpeza, como botas específicas, uniforme de trabalho, luvas de borracha e o que mais se mostrar importante para desempenhar as tarefas com segurança.
Oriente o auxiliar de limpeza a informar o porteiro quando for realizar limpeza externa para que ele se atente a segurança do funcionário e do condomínio.
Indique a importância de sinalizar locais molhados e com produtos escorregadios para evitar acidentes.
Valorize sempre a boa educação, o respeito e a comunicação entre moradores e funcionários no condomínio. Isso torna o dia a dia mais agradável, mantendo o diálogo aberto com os funcionários a fim de receber observações de melhora para o condomínio e para a condição de trabalho.
Vivam a vida e até a próxima.
